Wie integriert sich Crystal in unser ERP/Service-Tool?

Crystal bietet eine REST-API und Webhook-Schnittstellen für die Anbindung an gängige ERP- und Service-Systeme. Aufträge können aus dem ERP an Crystal übergeben werden; abgeschlossene Tourennachweise fließen zurück. Typische Anbindungen umfassen Auftragsübernahme, Statusrückmeldung und Überführung der Rechnungsdaten. Die genaue Anbindung stimmen wir im Onboarding mit Ihrem IT-Team ab und dokumentieren sie pro Schnittstelle.

Welche Daten sieht der Endkunde?

Der Endkunde erhält eine Bestätigung mit Ankunftszeit, Arbeitsdauer und Abschluss des Auftrags. Standortdaten der Fahrzeuge bleiben intern; an den Endkunden wird nur das Ereignis (Ankunft, Abschluss) sowie eine Auftragszusammenfassung übermittelt. Diese Datenminimierung entspricht dem Grundsatz aus Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Wie sicher sind die Mobile-Daten?

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage einer Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO. Im Beschäftigungskontext gilt §26 BDSG. Mitbestimmungspflichten des Betriebsrats nach §87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG werden durch Konfigurationsoptionen unterstützt, Sichtbarkeiten, Anonymisierungsregeln und Aufbewahrungsfristen sind pro Mandant konfigurierbar. Daten werden verschlüsselt übertragen und in europäischen Rechenzentren gespeichert.

Servicefahrzeug eines deutschen Instandhaltungsbetriebs in der Abenddämmerung an einem Industriestandort, Subjekt rechts, Himmel klar

Service- und Instandhaltungsbranche

Telematik für Service- und Instandhaltungsbetriebe.

Servicetechniker fahren jeden Tag andere Adressen an. Crystal verbindet Disposition, Fahrzeugortung und Auftragsstatus, sodass Endkunden, Buchhaltung und Werkstatt mit denselben Daten arbeiten.

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Auftragsstatus in Echtzeit aus der Fahrer-AppLückenlose Tourennachweise pro ServicetechnikerDeutsche Hardware, Plattform und Service aus einer Hand

Was die Service- und Instandhaltungsbranche bewegt

Drei operative Hebel im Servicebetrieb.

Disposition, Tourennachweise und Materialbelege entscheiden über Ihre Marge. Mit telematischen Daten dokumentieren Sie jeden Auftrag nachvollziehbar.

Servicetechniker im Außendienst koordinieren

Tagespläne verschieben sich, Notfälle landen kurzfristig auf der Tour. Wer welchen Auftrag annimmt, entscheidet sich anhand von Standort, Qualifikation und Restzeit. Crystal liefert die Live-Position jedes Fahrzeugs an die Disposition.

Tourennachweise an Endkunde und Buchhaltung

Endkunden verlangen Ankunftszeiten, Arbeitsdauer und Abfahrtszeit. Die Buchhaltung braucht dieselben Werte für die Rechnungsstellung. Aus einem digitalen Tourennachweis fließen die Daten gleichzeitig in beide Empfänger-Systeme.

Werkzeug, Material und Zeit pro Auftrag belegen

Ohne saubere Belege wird jede Reklamation zur Nachverhandlung. Mit Auftrags-Status aus der Fahrer-App, GPS-Track und Zeitstempel pro Tätigkeit sind Material- und Stundeneinsatz prüfbar.

Passende Lösungen

Vier Lösungen für den Servicebetrieb.

Die wichtigsten Crystal-Module für Service- und Instandhaltungsfuhrparks. Jedes Modul lässt sich einzeln einführen und schrittweise erweitern.

Plattform

Crystal im Servicebetrieb.

Crystal bringt Disposition, Fahrzeugortung, Fahrer-App und Wartungsplanung in eine einzige Plattform. Ihr Disponent sieht den Tagesplan, der Servicetechniker arbeitet die Aufträge auf dem Smartphone ab, und die Buchhaltung erhält verifizierte Tourendaten ohne Telefonate.

Die Plattform ist mandantenfähig, deutschsprachig und auf europäische Datenschutzvorgaben ausgelegt. Wir betreiben Crystal im Rahmen der Vorgaben aus Art. 6 DSGVO und §26 BDSG, sodass die Datenverarbeitung im Beschäftigungskontext mit passenden Rollen, Sichtbarkeiten und Speicherfristen konfigurierbar ist. Mehr zur Plattform finden Sie auf der Seite zur Crystal-Plattform.

Für wachsende Servicebetriebe ist die zentrale Datenhaltung entscheidend: Disponent, Werkstatt, Vertrieb und Buchhaltung greifen auf denselben Datenstand zu. Änderungen am Tagesplan sind unmittelbar im gesamten Team sichtbar, ohne dass Listen oder Tabellen abgeglichen werden müssen. Die Crystal-Berichte unterstützen Aufbewahrungspflichten gemäß §257 HGB für Geschäftsunterlagen mit Bezug zu Aufträgen und Touren.

Crystal-Plattform auf Desktop und Mobilgerät mit deutscher Live-Karte und Fahrzeugstatus

Im Einsatz

Operative Szene aus dem Servicebetrieb.

Ein Servicetechniker erreicht den Endkunden um 09:14 Uhr. Er meldet die Ankunft per Mobile-App, fotografiert die Anlage, dokumentiert die ausgetauschten Bauteile und schließt den Auftrag um 10:42 Uhr ab. Die Disposition sieht den Status sofort und plant den nächsten Termin auf 11:30 Uhr.

Der Endkunde erhält automatisch eine Bestätigung per E-Mail. Die Buchhaltung sieht Ankunft, Arbeitsdauer und Abfahrt im selben Datensatz und erstellt die Rechnung am Folgetag aus verifizierten Tourennachweisen. Reklamationen zur Verweildauer entfallen, weil GPS-Track und Statuswechsel zusammen einen vollständigen Beleg ergeben.

Wenn am Nachmittag ein Notfall hereinkommt, prüft die Disposition in der Tourenkarte, welcher Servicetechniker am nächsten zum Einsatzort ist. Der Auftrag geht direkt an dessen Fahrer-App; eine telefonische Rückfrage entfällt. Der Servicetechniker bestätigt die Annahme, navigiert über die hinterlegte Adresse zum Endkunden und meldet sich nach Abschluss in der App ab. Auf der Tagesauswertung erscheinen alle Aufträge mit Soll- und Ist-Werten, die Grundlage für die wöchentliche Disposition-Besprechung.

Servicetechniker mit Tablet vor einem deutschen Servicefahrzeug, dokumentiert Auftrag im Innenhof eines Industriebetriebs

Im Betrieb

Disposition: Tagesplan und Status pro Auftrag.

Die Disposition ist die zentrale Ansicht für jeden Servicebetrieb. Links die Liste der Servicetechniker mit aktuellem Auftrag, in der Mitte die Tourenkarte mit Live-Positionen, rechts die offenen Aufträge nach Priorität.

Farbcodierte Statuswerte zeigen, welcher Auftrag in Bearbeitung, abgeschlossen oder verzögert ist. Der Disponent verschiebt Aufträge per Drag-and-drop, der Servicetechniker erhält die Änderung sofort in der Fahrer-App. Auswertungen am Tagesende beantworten die wichtigste Frage: Welche Aufträge wurden im Plan erledigt, welche wurden verschoben, und warum?

Filter pro Region, Qualifikation oder Auftragstyp helfen bei größeren Fuhrparks. Die Disposition kann eine Tour für den nächsten Tag im Voraus planen und automatisch nach Distanz, Priorität und Prüfungsterminen sortieren. Geänderte Aufträge werden an die Fahrer-App gepusht, sobald der Servicetechniker den vorigen Auftrag abgeschlossen hat. Eine getrennte Prüfer-Ansicht erlaubt es, abgeschlossene Aufträge stichprobenartig auf Vollständigkeit der Belege zu prüfen, bevor die Daten an die Buchhaltung gehen.

Deutsche Werkstatt mit Lkw auf der Hebebühne

In Crystal

Dashboard, Karte und Berichte in einer Ansicht.

Die deutsche Crystal-Ansicht verbindet Übersicht, Ereignisse, Geschwindigkeit und Standortdaten in einem Arbeitsfluss. So können Fuhrparkteams Status, Auslastung und Abweichungen prüfen, ohne zwischen Einzelsystemen zu wechseln.

Übersicht für Fahrer, Fahrzeuge und Standorte
Ereignisse und Berichte im selben Arbeitsfluss
Live-Karte und Kennzahlen für Entscheidungen

Ctrack Live-Map Dashboard mit Berliner Kartenausschnitt und Fahrzeugstatus

Hardware, Plattform und Service

Hardware, Plattform und Service aus einer Hand.

Ctrack liefert den GPS-Tracker, die Crystal-Plattform und die Fahrer-App als zusammenhängendes Paket. Der Tracker arbeitet über LTE-Mobilfunk, die Plattform läuft im europäischen Rechenzentrum, die Fahrer-App steht für Android und iOS bereit.

Die Einrichtung übernimmt unser Service-Team: Hardware-Einbau, Konfiguration der Disposition und Schulung Ihrer Servicetechniker. Sie erhalten eine durchgängige Lösung statt mehrerer Insellösungen, eine vertragliche Anlaufstelle für Hardware, Software und Support, statt drei verschiedener Lieferanten mit unterschiedlichen Service-Levels.

Deutsch lokalisiertes Ctrack Crystal Ökosystem mit Fahrzeugen, Hardware, Plattform und Integrationen

Häufige Fragen aus der Service- und Instandhaltungsbranche

Antworten für Servicebetriebe.

Praktische Antworten auf die häufigsten Fragen aus deutschen Service- und Instandhaltungsfuhrparks.

Für 30 Servicetechniker empfehlen wir die Kombination aus Auftragsmanagement, Fahrzeugortung und Fahrer-App. Die Disposition arbeitet in Crystal, die Servicetechniker dokumentieren Aufträge über das Smartphone, und die Tourennachweise fließen automatisch an Buchhaltung und Endkunde. In der Disposition lassen sich Touren nach Region, Qualifikation und Priorität filtern, relevant, sobald mehrere Disponenten parallel planen oder Aufträge regional verteilt sind.