Waarom rittenregistratie bijhouden zo belangrijk is

Bijtelling is de belasting op het privégebruik van een auto van de zaak. Gebruikt u een zakelijke auto ook privé, dan ziet de Belastingdienst dat als loon in natura. Over dat voordeel betaalt u belasting.

De hoogte van de bijtelling hangt af van de cataloguswaarde, het type aandrijving, de CO₂-uitstoot en het jaar waarin de auto voor het eerst op kenteken is gezet. De percentages veranderen regelmatig. Kijk voor de actuele tarieven daarom altijd op de website van de Belastingdienst.

Het bijhouden van de gereden ritten is niet verplicht als er bijtelling betaald wordt. Moet bijtelling juist voorkomen worden, dan is het wel verplicht. De rittenregistratie dient namelijk als bewijs bij een controle door de Belastingdienst.

Er geldt één uitzondering: rijdt u in een kalenderjaar niet meer dan 500 kilometer privé, dan hoeft u geen bijtelling te betalen. Daarvoor vraagt u bij de Belastingdienst een Verklaring geen privégebruik auto aan en geeft u een kopie aan uw werkgever. Die houdt dan geen bijtelling meer in. De verklaring zelf is geen bewijs. Bij een controle moet u met een sluitende rittenregistratie aantonen dat u onder de 500 privékilometers bent gebleven.

Het privé gebruik van een zakelijke auto is een vorm van inkomen waarover belasting betaald moet worden. Die belasting wordt bijtelling genoemd. Rijdt u minder dan 500 privé kilometers per kalenderjaar met de auto van de zaak, dan heeft u de ‘Verklaring geen privégebruik auto’ ingediend bij de Belastingdienst en hoeft u die bijtelling niet te betalen. U moet dan wel kunnen aantonen dat u niet meer dan die 500 kilometer gereden heeft. Dat doet u door alle gereden ritten te registreren.

De Belastingdienst wil dat uw rittenregistratie volledig, controleerbaar en consistent is. Van de auto legt u eenmalig het merk, type en kenteken vast, plus de periode waarin de auto beschikbaar was. Per rit registreert u:

• de datum van de rit

• de beginstand en eindstand van de kilometerteller

• het vertrek- en aankomstadres

• de gereden route, als u afwijkt van de gebruikelijke route

• of de rit zakelijk of privé was

Maakt u tijdens een zakelijke rit een omweg voor iets persoonlijks, bijvoorbeeld een boodschap of het ophalen van uw kind? Dan registreert u die extra kilometers als privé-omrijkilometers. Ze tellen mee voor de grens van 500 kilometer.

U mag zelf bepalen op welke manier de ritten geregistreerd worden, maar de meeste bedrijven geven de voorkeur aan een rittenregistratiesysteem. Dat is efficiënter en betrouwbaarder dan ritten handmatig bijhouden en je voorkomt er ook menselijke fouten mee.

Een rittenregistratiesysteem is software die alle gereden ritten registreert die met een zakelijke (lease) auto of bestelauto gereden worden. Met deze software kunnen de zakelijke ritten en privéritten (lees: de werk- en privékilometers) eenvoudig onderscheiden worden.

1. U beschikt over een volledig geautomatiseerde rittenregistratie nadat de Ctrack GPS kastjes onzichtbaar ingebouwd zijn in de voertuigen. Alle kilometers, ritten, adressen en andere gegevens die nodig zijn voor de Belastingdienst worden geregistreerd.

2. U hoeft enkel aan te geven of het om een privé rit of een zakelijke rit gaat door de P/Z (Privé/Zakelijk) switch in de juiste stand te zetten. U kunt er ook de rittenregistratie app voor gebruiken. Zo wordt er nooit een rit gemist én weet u zeker dat de juiste aantallen kilometers geregistreerd worden.

3. U heeft altijd en overal toegang tot de ritgegevens via internet, op ieder type device (desktop, laptop, tablet en smartphone).

Ongeacht hoe de ritregistratie bijgehouden wordt, het blijft nodig om de onderliggende bescheiden te bewaren die aantonen dat een rit gereden is en waarom. Denk bijvoorbeeld aan agenda’s, werkbonnen en facturen. De werknemer en werkgever blijven hier altijd verantwoordelijk voor. Alleen de rittenregistratie rapportage is dus niet genoeg.

Als er onterecht geen rekening is gehouden met bijtelling voor het privégebruik van de zakelijke auto, dan legt de belastinginspecteur een verzuimboete op.

Hoe lang moet de rittenadministratie bewaard worden?

Het is wettelijk vastgesteld dat bedrijven en zzp’ers hun administratie 7 jaar moeten bewaren.