Verklaring geen privégebruik auto: wat regelt u als werkgever?

Met de verklaring laat een werknemer de Belastingdienst weten dat hij met de auto of bestelauto van de zaak per kalenderjaar niet meer dan 500 kilometer privé rijdt. Zodra u een kopie heeft, telt u niets meer bij zijn loon voor privégebruik.

Het verschil is voor de medewerker groot. Bij een auto met een cataloguswaarde van €40.000 en 22% bijtelling telt u normaal €8.800 per jaar bij het loon op. Met een geldige verklaring vervalt dat bedrag.

Alleen de werknemer zelf kan de verklaring aanvragen, via Mijn Belastingdienst met DigiD. U kunt dat als werkgever niet namens hem doen. Volgens de Belastingdienst ontvangt de werknemer de verklaring binnen twee weken.

Hier zit de belangrijkste reden waarom de verklaring bestaat. Zonder verklaring bent u als werkgever verantwoordelijk voor de juiste inhouding van loonheffing over de bijtelling. Heeft u ten onrechte niet bijgeteld, dan krijgt u de naheffing.

Met een kopie van de verklaring in uw administratie verschuift dat risico. Rijdt de werknemer toch meer dan 500 kilometer privé, dan legt de Belastingdienst de naheffingsaanslag op aan de werknemer, niet aan u. Die naheffing kan tot vijf jaar na afloop van het kalenderjaar volgen, eventueel met belastingrente en een boete.

Kortom: de verklaring beschermt u zolang u te goeder trouw handelt. Wegkijken is geen optie.

Voor wagenparkbeheerders en salarisadministratie komt het neer op een vaste werkwijze per medewerker met een auto van de zaak:

1. Stop de bijtelling pas na ontvangst van de kopie. Een lopende aanvraag of mondelinge toezegging is niet genoeg.

2. Stop vanaf het eerstvolgende loontijdvak. Bijtelling die al is ingehouden, corrigeert u niet met terugwerkende kracht.

3. Bewaar de kopie in de loonadministratie. Bij een loonheffingen controle laat u daarmee zien waarom u niet heeft bijgeteld.

4. Leg vast welke auto bij welke medewerker hoort. Krijgt iemand een ander kenteken, dan geeft de werknemer dat door aan de Belastingdienst. Een nieuwe verklaring is niet nodig.

5. Tel direct weer bij als de verklaring wordt ingetrokken. Dat doet u vanaf het moment dat u het weet. Over de maanden daarvoor krijgt de werknemer zelf een naheffing.

Maak deze stappen onderdeel van uw autoregeling. Dan weet iedere nieuwe bestuurder vooraf wat er van hem verwacht wordt en hoe hij ritten moet vastleggen.

De verklaring zelf is geen bewijs. Vraagt de Belastingdienst erom, dan moet de werknemer met een sluitende rittenregistratie aantonen dat hij onder de 500 privékilometers is gebleven. De Belastingdienst controleert dit steekproefsgewijs, ook jaren later.

Formeel ligt die bewijslast bij de werknemer. Toch heeft u er als werkgever belang bij dat het goed gaat. Een naheffing voor een medewerker leidt tot onrust en vaak tot discussie over de autoregeling. Bovendien heeft u de ritgegevens hoe dan ook nodig als u een verbod op privégebruik wilt handhaven of wilt aantonen dat een bestelauto alleen zakelijk wordt gebruikt.

Bij poolauto's en wisselend gebruik moet per rit duidelijk zijn wie er reed. Anders is niet vast te stellen welke privékilometers bij welke medewerker horen. Een systeem voor chauffeursidentificatie koppelt elke rit automatisch aan de juiste bestuurder.

Privacy en de ondernemingsraad

Ritgegevens zijn persoonsgegevens. Beperk de toegang tot wie ze echt nodig heeft en laat privéritten niet tot op adresniveau zien aan leidinggevenden. Heeft uw organisatie een ondernemingsraad? Dan heeft die instemmingsrecht bij de invoering van een systeem waarmee u de aanwezigheid, het gedrag of de prestaties van medewerkers kunt volgen. Betrek de OR dus op tijd bij deze beslissing.

De Verklaring geen privégebruik is niet altijd de beste route. Afhankelijk van uw wagenpark zijn er drie andere mogelijkheden.

Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto

Voor een bestelauto die helemaal niet privé wordt gebruikt, kunt u samen met de werknemer deze verklaring aanvragen. Een rittenregistratie is dan niet nodig. De keerzijde: er mag geen enkele privékilometer worden gereden, ook niet die ene keer naar de bouwmarkt. Een medewerker met deze verklaring kan voor dezelfde bestelauto geen Verklaring geen privégebruik gebruiken.

Schriftelijk verbod op privégebruik

U kunt privégebruik ook verbieden in een schriftelijke afspraak die u in de loonadministratie bewaart. Dat werkt alleen als u het verbod aantoonbaar controleert en overtreding bestraft. Wij zien in de praktijk dat dit zonder ritgegevens lastig te bewijzen is, bijvoorbeeld als u stelt dat de bus 's avonds op een afgesloten terrein staat.

Eindheffing bij doorlopend afwisselend gebruik bestelauto

Wordt een bestelauto door de aard van het werk steeds afwisselend door verschillende collega's gebruikt, zoals in de bouw of bij service- en installatiebedrijven? Dan kunt u in plaats van individuele bijtelling een vaste eindheffing betalen. In 2026 is dat €451 per bestelauto per jaar, ongeacht het aantal privékilometers. De Belastingdienst toetst wel kritisch of het afwisselend gebruik echt uit het werk voortvloeit.