Wat is geofencing en hoe gebruikt u het in uw wagenpark?

Een geofence is een gebied dat u op een digitale kaart intekent. Dat kan een cirkel met een bepaalde straal zijn, bijvoorbeeld 200 meter rond een adres, maar ook een zelf getekende vorm die precies de grenzen van een terrein volgt. Het systeem houdt vervolgens de locatie van uw voertuigen in de gaten via de gps-tracker in het voertuig.

Zodra een voertuig de geofence binnenrijdt, verlaat of er langer dan een bepaalde tijd blijft staan, registreert het systeem dat. U bepaalt zelf wat er dan gebeurt. Dat kan een melding per e-mail of in een app zijn, een automatische registratie in een rapport, of een waarschuwing aan de bestuurder. Omdat dit volledig automatisch gaat, hoeft niemand er actief op te letten.

Geofencing is een van de meest veelzijdige functies van een fleetmanagement systeem. Enkele veelgebruikte toepassingen zijn:

• Aankomst en vertrek bij klanten. U ziet automatisch wanneer een monteur of chauffeur bij een klant aankomt en weer vertrekt. Dat helpt bij het plannen, het informeren van klanten en het onderbouwen van facturen.

• Werk- en projectregistratie. Door een geofence rond een bouwplaats of project te leggen, registreert u automatisch hoe lang voertuigen en medewerkers op locatie zijn.

• Diefstalpreventie. Verlaat een voertuig of machine buiten werktijd uw terrein of een bouwplaats? Dan krijgt u direct een melding en kunt u snel ingrijpen.

• Gebiedsverboden. Leg vast in welke gebieden voertuigen niet mogen komen, bijvoorbeeld bepaalde binnensteden of wegen die niet geschikt zijn voor zwaar verkeer.

• Milieuzones. Stel een geofence in rond een milieuzone of zero-emissiezone, zodat u ziet welke voertuigen daar rijden en of dat is toegestaan.

• Snelheid op locatie. Waarschuw chauffeurs als ze te hard rijden op een bedrijfsterrein of in een schoolomgeving.

• Stilstandtijd bij laadadressen. Meet hoe lang voertuigen wachten bij laad- en losadressen, zodat u wachttijd kunt doorbelasten of met de klant kunt bespreken.

Het grootste voordeel is dat geavanceerde geofencingsoftware handwerk overbodig maakt. Chauffeurs hoeven niet zelf aan te geven dat ze ergens zijn aangekomen, en planners hoeven niet voortdurend op de kaart te kijken. Het systeem registreert en meldt automatisch wat belangrijk is. Daardoor heeft u betrouwbaardere gegevens, want er zijn geen vergeten of verkeerd ingevoerde tijden meer.

Daarnaast helpt geofencing om sneller te reageren. Een melding bij onverwacht vertrek van een voertuig uit een bouwplaats kan het verschil maken tussen een gestolen en een teruggevonden machine. En doordat u precies weet hoe lang voertuigen op locatie zijn, krijgt u inzicht in waar tijd verloren gaat.

Geofencing werkt met locatiegegevens van voertuigen, en daarmee indirect van medewerkers. Wees daarom transparant over waarvoor u de gegevens gebruikt. Leg afspraken vast in een privacyreglement, informeer uw medewerkers en betrek de ondernemingsraad bij de invoering, want die heeft bij de invoering van een volgsysteem in veel gevallen instemmingsrecht. Gebruik geofencing voor zakelijke doelen, zoals planning, beveiliging en registratie, en niet om medewerkers in hun privétijd te volgen.