Track & trace, rittenregistratie en AVG: wat mag wel en niet?

Voertuigvolgsystemen worden om verschillende redenen ingezet:

• Automatische rittenregistratie.

• Inzicht in voertuiglocaties.

• Efficiëntere planning van werkzaamheden.

• Diefstalpreventie en voertuigbeveiliging.

• Optimalisatie van routes.

• Wagenparkbeheer en onderhoudsplanning.

• Onderbouwing van uren- en kilometerregistraties.

Deze toepassingen kunnen organisaties helpen om efficiënter te werken en kosten te verlagen.

Ja. Wanneer voertuiggegevens gekoppeld kunnen worden aan een individuele bestuurder, zijn deze gegevens meestal persoonsgegevens.

Locatiegegevens, ritgegevens en rijgedraginformatie kunnen inzicht geven in waar iemand zich bevindt of heeft bevonden. Daarom is de AVG van toepassing op veel track & trace-systemen.

In veel situaties wel, maar alleen wanneer aan de voorwaarden van de AVG wordt voldaan.

Een werkgever moet onder andere kunnen aantonen:

• Waarom de gegevens worden verzameld.

• Dat er een geldige juridische grondslag bestaat.

• Dat de monitoring noodzakelijk is.

• Dat er geen minder ingrijpend alternatief beschikbaar is.

• Dat de privacybelangen van werknemers zorgvuldig zijn afgewogen.

In de praktijk wordt vaak gebruikgemaakt van de grondslag gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld voor wagenparkbeheer, planning of beveiliging van bedrijfsvoertuigen.

Werkgevers mogen werknemers niet ongemerkt volgen.

Medewerkers moeten vooraf duidelijk worden geïnformeerd over:

• Het doel van de tracking.

• Welke gegevens worden verzameld.

• Wie toegang heeft tot de gegevens.

• Hoe lang gegevens worden bewaard.

• Welke rechten medewerkers hebben.

• Wanneer tracking plaatsvindt.

Deze informatie wordt vaak vastgelegd in een privacybeleid, personeelshandboek of protocol voor voertuiggebruik.

Wanneer medewerkers een bedrijfsvoertuig ook privé mogen gebruiken, moet extra aandacht worden besteed aan privacy.

Werkgevers mogen niet onbeperkt inzicht krijgen in privéritten of privélocaties van medewerkers. Daarom beschikken veel moderne ritregistratiesystemen over een privéstand of privé-/zakelijkfunctie waarmee privékilometers worden afgeschermd.

Dit helpt organisaties om de privacy van medewerkers te beschermen en tegelijkertijd een correcte rittenregistratie te behouden.

Wanneer een organisatie een personeelsvolgsysteem of track & trace-oplossing invoert, heeft de ondernemingsraad vaak instemmingsrecht.

De werkgever moet de OR betrekken bij het invoeren of wijzigen van regelingen die betrekking hebben op het monitoren van personeel.

Organisaties zonder ondernemingsraad doen er verstandig aan om duidelijke afspraken met medewerkers vast te leggen voordat een systeem wordt geïmplementeerd.

Voordat een AVG proof track & trace-systeem wordt ingevoerd, is het verstandig om de volgende vragen te beantwoorden:

• Welk bedrijfsdoel dient de tracking?

• Is GPS-tracking daadwerkelijk noodzakelijk?

• Welke gegevens worden verzameld?

• Hoe lang worden gegevens bewaard?

• Wie heeft toegang tot de gegevens?

• Is de privacy van medewerkers voldoende beschermd?

• Kunnen privéritten worden afgeschermd?

• Is een DPIA of privacy-impactanalyse nodig?