Keurmerk RRS: waarom het ertoe doet

Het Keurmerk RRS is een onafhankelijke branchestandaard voor systemen die ritten automatisch registreren. Het keurmerk wordt uitgegeven door de Stichting Keurmerk Ritregistratiesystemen en is tot stand gekomen in samenwerking met de Belastingdienst. Rittenregistratie systemen met Keurmerk RSS voldoen aan de fiscale eisen en zijn daarnaast getoetst op privacy en fraudebestendigheid.

Een systeem krijgt het keurmerk alleen als het aan een uitgebreid normenkader voldoet. De belangrijkste eisen zijn:

• Volledige registratie: elke rit wordt automatisch vastgelegd, zakelijk én privé, met datum, tijd, kilometerstanden en adressen.

• Fraudebestendigheid: ritgegevens kunnen achteraf niet ongemerkt worden aangepast. Elke wijziging wordt gelogd, zodat er een volledige audit trail ontstaat.

• Privacy: de gegevens worden veilig opgeslagen en alleen de juiste personen hebben toegang, in lijn met de AVG regels.

• Bewaring: de ritgegevens blijven beschikbaar gedurende het fiscale bewaartermijn.

Dit is het belangrijkste voordeel. Gebruikt u een systeem met het Keurmerk RRS, dan gaat de Belastingdienst ervan uit dat uw rittenregistratie sluitend is. De discussie over de vraag of uw administratie volledig en betrouwbaar is, hoeft u bij een controle dus niet meer te voeren.

Bij een handmatige registratie of een systeem zonder keurmerk ligt dat anders. Daar moet u zelf aantonen dat er geen ritten ontbreken, dat de kilometerstanden kloppen en dat er achteraf niets is aangepast. Eén vergeten rit of een onverklaarbaar gat in de kilometerstanden kan dan al genoeg zijn om de hele registratie af te keuren.

Het keurmerk is geen vrijbrief. De Belastingdienst gaat uit van een sluitende registratie, maar kan nog steeds onderzoeken of een specifieke rit zakelijk of privé was. Het systeem registreert wáár u heeft gereden. Of die rit zakelijk was, blijft uw verantwoordelijkheid als bestuurder. Markeert u een rit naar een bouwmarkt op zaterdag als zakelijk, dan moet u dat kunnen onderbouwen.

Daarom blijft het belangrijk dat bestuurders hun ritten tijdig en correct als zakelijk of privé markeren, en waar nodig een korte toelichting toevoegen. Het keurmerk zorgt dat de basis klopt. De bestuurder zorgt dat de invulling klopt.

Een rittenregistratiesysteem legt veel gegevens vast over waar medewerkers zijn geweest. Bij de invoering van zo'n systeem heeft de ondernemingsraad in veel gevallen instemmingsrecht, en medewerkers willen weten wat er met hun gegevens gebeurt. Het keurmerk helpt hierbij, omdat het ook eisen stelt aan privacy en de beveiliging van de gegevens.

Dat maakt het gesprek met de ondernemingsraad eenvoudiger, al blijft het verstandig om zelf duidelijke afspraken te maken over wie welke gegevens mag inzien.

Het keurmerk wordt toegekend aan een specifiek systeem, niet aan een leverancier. Een leverancier kan dus meerdere producten hebben, waarvan er maar één het keurmerk draagt. De stichting waarschuwt zelf dat leveranciers soms onterecht aangeven het keurmerk te hebben.

Controleer daarom altijd zelf op de website van de Stichting Keurmerk Ritregistratiesystemen of het systeem dat u overweegt daadwerkelijk op de lijst staat.

Let bij het kiezen van een systeem daarnaast op de dingen die het keurmerk niet regelt: hoe gebruiksvriendelijk het markeren van ritten is voor uw bestuurders, of het systeem ook wisselende bestuurders ondersteunt, of de installatie door eigen monteurs gebeurt, en of u naast rittenregistratie ook andere inzichten wilt, zoals rijgedrag of voertuigstatus.

Het rittenregistratiesysteem van Ctrack is voorzien van het Keurmerk RRS. Elke rit wordt automatisch vastgelegd, en bestuurders markeren hun ritten eenvoudig als zakelijk of privé in de Ctrack Driver-app. Vanuit kantoor houdt u overzicht over het hele wagenpark. Onze hardware wordt geïnstalleerd door eigen monteurs, zodat u zeker weet dat het systeem goed werkt vanaf de eerste rit.

Wilt u verder kijken dan rittenregistratie? Hetzelfde platform geeft u ook inzicht in rijgedrag, voertuiggebruik en onderhoud.